Assonime Rivela: Nuove Regole per la Tracciabilità di Trasferte e Spese di Rappresentanza!

Il documento n. 26 rilasciato da Assonime il 3 dicembre 2025 fornisce una panoramica approfondita sulle recenti regolamentazioni relative alla tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza. Questa tematica è diventata ancor più rilevante in seguito a modifiche legislative che hanno imposto nuovi doveri e condizioni sia per i lavoratori che per le aziende. Le modifiche sono state introdotte dal D. Lgs. 192/2024, dalla legge di bilancio 2025 e più recentemente dal D.L. 84/2025, che ha chiarito ulteriormente il campo di applicazione delle norme.

Sistema di controllo ampliato per spese di trasferta e rappresentanza

L’intenzione del legislatore con queste nuove regole è di potenziare la trasparenza finanziaria nelle attività aziendali, in particolare durante le missioni di lavoro. La tracciabilità dei pagamenti attraverso partita IVA diventa un elemento cruciale per escludere i rimborsi dalla tassazione del lavoratore, sia esso dipendente o libero professionista, e per consentire alle imprese di detrarre tali spese ai fini delle imposte sul reddito delle società e dell’IRAP.

Le norme si applicano a una vasta gamma di spese, inclusi costi per:

• alimentazione e pernottamento;
• viaggi e trasferimenti;

L’obiettivo è standardizzare e rafforzare il controllo fiscale, minimizzando le possibilità di frode fiscale.

Esclusione delle spese internazionali

Il recente D.L. 84/2025, noto come decreto fiscale, introduce una distinzione importante: la necessità di tracciabilità si applica solo ai costi sostenuti all’interno del territorio nazionale. Le spese effettuate all’estero sono escluse, riconoscendo le difficoltà nel monitorare e verificare i pagamenti realizzati fuori dall’Italia.

Tale decisione è motivata anche da ragioni pratiche, dato che i sistemi di pagamento internazionali spesso non offrono le garanzie richieste dalla normativa italiana, né consentono una verifica affidabile delle attività dei fornitori esteri.

In conseguenza, il legislatore ha scelto di limitare l’applicazione del requisito di tracciabilità ai pagamenti effettuati in Italia, mantenendo comunque l’intento di combattere l’evasione fiscale.

Tracciabilità in dettaglio: pagamenti validi e situazioni specifiche

Assonime specifica che i rimborsi sono esclusi dalla tassazione del lavoratore e sono deducibili per l’azienda solo se effettuati tramite metodi di pagamento tracciabili. Tra questi si annoverano:

• trasferimenti bancari;
• carte di credito o debito;
• assegni bancari;
• applicazioni bancarie.

Particolare attenzione è riservata alle spese di viaggio, in particolare taxi e servizi NCC, che sono soggetti a requisiti di tracciabilità a causa della loro maggiore esposizione a rischi di evasione fiscale. Sono esclusi i servizi di trasporto pubblico come treni, autobus o aerei, per i quali le ricevute sono già di per sé strutturate e facilmente verificabili.

Estensione della tracciabilità alle spese di rappresentanza

Una delle modifiche più rilevanti è l’applicazione del requisito di tracciabilità anche alle spese di rappresentanza, che le aziende utilizzano per scopi promozionali o per mantenere relazioni con clienti e partner. Questi costi ora possono essere detratti solo se pagati mediante strumenti che permettono una chiara ricostruzione e verifica delle transazioni effettuate.

Questo cambiamento è significativo, poiché per molto tempo le spese di rappresentanza hanno avuto una regolamentazione più elastica rispetto ai rimborsi per trasferte.

Impatto operativo sulle aziende

La circolare Assonime esplora le implicazioni organizzative per le aziende che devono conformarsi ai nuovi requisiti. È essenziale aggiornare i processi interni legati alla gestione delle trasferte, implementando nuove procedure e controlli. Una delle soluzioni proposte include la fornitura di carte aziendali ai dipendenti per facilitare l’uso di metodi di pagamento tracciabili e prevenire contestazioni durante le verifiche.

Assonime sottolinea anche l’importanza di ulteriori chiarimenti normativi per risolvere possibili ambiguità interpretative e supportare le aziende nel processo di adeguamento. Le normative introducono un sistema più stringente che richiede una corretta applicazione pratica per prevenire difficoltà nelle interazioni con le autorità fiscali.

In conclusione, le nuove norme sulle spese di trasferta e rappresentanza rappresentano un avanzamento significativo nella lotta contro l’opacità fiscale, obbligando sia imprese sia lavoratori a un approccio più strutturato nella gestione di tali costi.

Riepilogo sulla tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza

• Le nuove normative richiedono tracciabilità per la deducibilità e l’esenzione fiscale delle spese di trasferta.
• L’obbligo si applica solo ai costi sostenuti in Italia, escludendo quelli internazionali.
• Sono validi solo i pagamenti tracciabili come carte, bonifici, assegni e applicazioni bancarie.
• La tracciabilità è obbligatoria per taxi e NCC, mentre è esclusa per i mezzi di trasporto pubblico.
• Le spese di rappresentanza ora sono deducibili solo se adeguatamente tracciate.
• Le aziende devono aggiornare le procedure interne e adottare strumenti di pagamento aziendali tracciabili.